Balıkesir Belediyesi Kent Arşivi`nin önemli özelliklerinden biri belli bir zaman dilimini değil; Balıkesir`e ait bütün bir konuyu ele almasıdır. Bu doğrultuda konumuza giren fakat arşivimizde yer almayan eserler bağış ve devir yoluyla kabul edilmektedir.
Bağış veya devir için arşive getirilen materyaller, ihtiyaç duyulması halinde "bağış teslim tutanağı" karşılığında teslim alınmaktadır. Ayrıca bu belge ile birlikte devredilen eserin sahibi tarafından nasıl kullanılmasına izin verildiğine dair bir protokol imzalanmaktadır.
Bu Protokolün maddeleri Şunlardır:
- Materyalin sahiplik, çoğaltma, araştırmacılara açma, teşir ve yayın haklarından hangilerinin arşivimize devredildiği.
- Kurum veya şahıs tarafından belirlenen esaslar dahilinde eserden yararlanılabilir.
- Eserin eğer kayıttan düşürülmesine karar verilmesi halinde, bağışçıdan izin alınması şartıyla malzemenin tesviye edilebilir.
- Bilimsel yayınlar için
-Dip not olarak gösterilmesi şartıyla kullanılabilir
-Yalnız teşir amaçlı kullanılabilir
-Alıntı yapılamaz
-Bir kısmı veya tamamı izin alınmak suretiyle kullanılabilir. "
Seçenekleri arasından tercih yapılarak kullanıma açılır.