Bağış, satın alma, araştırma gibi yollarla elde edilen tüm materyaller, anında ve sistematik olarak kayıt altına alınmaktadır.

Ön tasnif; eser, arşive girer girmez uzman personel tarafından konusu ve araştırma değerine göre bir değerlendirmeye alınır. Ön tasnif sonrası, malzemeler, ilgili alanlara ya da fonlara ayrılır. Ayrıca esere, “aidiyet mührü” vurulup demirbaş defterine kaydedilerek eserin güvenliği sağlanır. Tüm bu işlerin ardından, eser, arşivdeki yerini alır. Esere ulaşımı kolaylaştırabilmek için aynı anda, arşiv programına ve internet sistemine kaydı eklenir.

STOK KONTROL

Materyallerin arşivdeki yerini doğrulamak, kaybolmuş, ödünç verilmiş veya kayıttan düşürülmüş eserleri tesbit edebilmek için iki ayda bir, ayın ilk çalışma günü stok kontrolü ve sayımı yapılmaktadır.